Γ. Σταμάτης - Η δημιουργική διαχείριση του χρόνου

Ομιλία του Αντιπροέδρου του Συλλόγου την Πέμπτη 19/11/2009 (Πειραιώς 1, 2ος όροφος)

O Τσόρτσιλ είπε κάποτε ότι, αν θέλετε να γίνει κάτι, να το αναθέσετε σε κάποιο πολυάσχολο άτομο. Τα πολυάσχολα άτομα φαίνεται ότι ελέγχουν καλύτερα το χρόνο τους από όσο τα μη πολυάσχολα. Φαίνεται ότι είναι σε θέση να «στριμώξουν» περισσότερες δουλειές στην εργάσιμη μέρα τους από όσο άλλοι. Επειδή τα άτομα αυτά είναι πολυάσχολα, πάντα βρίσκουν τρόπο να ταιριάξουν όλες τις απαραίτητες δουλειές στο πρόγραμμά τους. Τα αίτια αυτού του φαινομένου, μπορεί να είναι τα εξής:

·         Έχουν μια αίσθηση επείγουσας διευθέτησης των πραγμάτων.

·         Παίρνουν στα σοβαρά τις προθεσμίες και δεν τους αρέσει να τις παραβιάζουν.

·         Έχουν αναπτύξει τις απαιτούμενες ικανότητες για την έγκαιρη περαίωση των καθηκόντων τους.

·         Είναι πλήρως ενήμεροι για την ευθύνη της εργασίας τους.

 

Βλέπουμε λοιπόν ότι αυτά τα άτομα έχουν αναπτύξει συγκεκριμένες δεξιότητες και τεχνικές.

Οι τεχνικές αυτές λοιπόν, που μας βοηθούν να διαχειριστούμε σωστά το χρόνο μας είναι:

·         Ο προσδιορισμός των στόχων μας

·         Ο προσδιορισμός των προτεραιοτήτων

·         Η κατανόηση και διάκριση ανάμεσα στα επείγοντα και τα σημαντικά.

 

 α. Ο προσδιορισμός στόχων

Ο καθορισμός και η επίτευξη στόχων παίζει εξαιρετικά σημαντικό ρόλο στη διαχείριση του χρόνου. Αν δεν ξέρετε τι έχετε να κάνετε, δεν θα ξέρετε από που να αρχίσετε. Αν γνωρίζετε τι είναι σημαντικό και πρέπει να γίνει, μπορείτε να ελέγχετε τα γεγονότα, αντί να ελέγχουν τα γεγονότα εσάς. Έτσι, έχετε μια πιθανότητα να επιτύχετε αυτό που απαιτείται από εσάς κατά τον διαθέσιμο χρόνο σας. Η θέσπιση στόχων είναι χρήσιμη. Σας βοηθά να:

·         Εστιάζετε την προσοχή σας σε ό,τι κάνετε.

·         Προγραμματίζετε τι θα κάνετε μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.

·         Βοηθάτε άλλους να καταλαβαίνουν τι συμβαίνει και πως αυτοί «ταιριάζουν» στο όλο πλαίσιο.

Η γνώση των στόχων σας, αποτρέπει σπατάλη χρόνου. Για να θέσετε αποτελεσματικά στόχους, πρέπει:

·         Να επισημάνετε τι θέλετε να επιτύχετε.

·         Να συζητήσετε τις σκέψεις σας με κάποιον άλλον.

·         Να καταγράψετε τις αποφάσεις σας.

 

β. Ο προσδιορισμός των προτεραιοτήτων

Ο προσδιορισμός των προτεραιοτήτων σας θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας. Για να το κάνετε, κοιτάξτε το σύνολο της εργασίας σας ως ενιαίο όλο και εκτιμήστε ποιες δραστηριότητες είναι πρώτης προτεραιότητας. Αυτές μπορούν να ταξινομηθούν σε τέσσερις κύριες κατηγορίες:

·         Ουσιαστικά καθήκοντα – εκείνα που αν δεν επιτελέσετε, δεν θα έχετε εκπληρώσει βασικά τον ρόλο σας.

·         Καθήκοντα που πρέπει να επιτελέσετε – με την προϋπόθεση ότι τα καθήκοντα πρώτης προτεραιότητας έχουν επιτελεσθεί.

·         Καθήκοντα που θα θέλατε να κάνετε – αν το επιτρέψουν τα χρονικά περιθώρια. Αυτά είναι συνήθως εκείνα που δεν γίνονται ποτέ.

·         Καθήκοντα χαμηλής προτεραιότητας – τα οποία όμως είναι εύκολα και διασκεδαστικά. Αυτά συνήθως γίνονται πρώτα-πρώτα!

Καταγράψτε τα καθήκοντα που έχετε να φέρετε σε πέρας κάτω από αυτές τις τέσσερις επικεφαλίδες. Κοιτάξτε τη λίστα σας και εκτιμήστε τον χρόνο που χρειάζεται η κάθε απαιτούμενη εργασία, τι θα πρέπει να κάνετε και τι θα θέλατε να κάνετε. Αυτό σας βοηθά να διακόψετε δραστηριότητες που σας αρέσει να κάνετε, οι οποίες όμως δεν είναι ουσιαστικές. Σας επιτρέπει επίσης να αποφασίσετε να κάνετε μια μη ουσιαστική αλλά ευχάριστη δουλειά από καιρό σε καιρό, με πλήρη επίγνωση ότι δεν είναι υψηλής προτεραιότητας, αλλά ότι την κάνετε σαν ανταμοιβή για κάποιες πιο χρονοβόρες, πολυπλοκότερες εργασίες που ήδη διεκπεραιώσατε.

 

Εφόσον έχετε επισημάνει που βρίσκονται οι προτεραιότητές σας, προσπαθήστε να μην προσκολληθείτε σ’ αυτές, σε βαθμό που να μην μπορείτε να αλλάξετε πορεία, αν οι περιστάσεις το επιβάλλουν. Να είστε ευλύγιστος: οι καταστάσεις αλλάζουν δραματικά και καθιστούν άκαιρες τις τρέχουσες προτεραιότητές σας. Η προσκόλληση σ’ αυτές δεν θα έχει άλλο αποτέλεσμα από τη σπατάλη του χρόνου σας.

 

Ωστόσο, αν μια δραστηριότητα που έχει προτεραιότητα για σας δεν γίνει, προσέξτε να μην κατασπαταλήσετε το χρόνο σας. Χρησιμοποιήστε τη ζωτικότητα που έχετε ενεργοποιήσει για την εργασία αυτή, στην κατεύθυνση μιας άλλης εργασίας στη λίστα σας.

 

γ. Επείγοντα και σημαντικά

Η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ του επείγοντος και του σημαντικού, παίζει σημαντικό ρόλο στη σωστή διαχείριση του χρόνου.

Τα πράγματα που είναι επείγοντα, είναι πιεστικά, ως προς την ανάγκη να καταστούν αντικείμενα προσοχής. Μπορεί όμως να έχουν πάρα πολύ μικρή σημασία. Τα σημαντικά πράγματα αντίθετα, απαιτούν προσεκτική εξέταση αιτίας των χρονικών τους περιορισμών. Απαιτούν γρήγορες αντιδράσεις, αλλά δεν πρέπει να απαιτούν πάρα πολύ χρόνο.

Μπορεί να χρειαστεί να αναβάλλετε κάτι επείγον για κάτι σημαντικό. Μπορεί να υπάρξουν επίσης περιπτώσεις κατά τις οποίες η αναβολή σημαντικών πραγμάτων για κάτι άμεσα ενδιαφέρον είναι καθόλα εντάξει, με την προϋπόθεση ότι το κάνετε σκόπιμα. Αν θέλετε να δαπανήσετε το χρόνο σας για να κάνετε κάτι τέτοιο, σκεφθείτε πως θα αναδιατάξετε το χρόνο, έτσι ώστε να μπορέσετε να το απολαύσετε, κάνοντας το χωρίς ενοχές ή τύψεις.

Υπάρχουν βέβαια μερικά πράγματα που είναι και επείγοντα και σημαντικά. Όταν ισχύουν και τα δύο αυτά, το ζήτημα απαιτεί την πληρέστερη προσοχή σας. Δεν υπάρχει θέμα να κάνετε πρώτα κάτι ελκυστικότερο. Το τίμημα θα είναι να σας τελειώσει ο χρόνος.

 

δ. Μερικές συμβουλές για καλή διαχείριση του χρόνου μας

·         Απαραίτητος είναι ο προγραμματισμός και η οργάνωση του χρόνου σε μηνιαία βάση. Απαραίτητο είναι να κρατάμε και να ενημερώνουμε ένα ημερολόγιο με τις υποχρεώσεις μας. Αυτό δε σημαίνει βέβαια ότι αυτόματα με τη καταγραφή, η δραστηριότητα πρέπει να διεκπεραιωθεί στο συγκεκριμένο χρόνο. Απαραίτητος είναι ο έλεγχος του ημερολογίου ανά τακτά χρονικά διαστήματα και η ανακατάταξη των εργασιών για την καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου μας.

·         Ο προγραμματισμός μιας πολύ σημαντικής διαδικασίας θα πρέπει να προβλέπει διάλειμμα πριν την έναρξή της προκειμένου να δίνει περιθώριο ανασυγκρότησης των ψυχικών και σωματικών δυνάμεων.

·         Προβλέψτε χρόνο στο εβδομαδιαίο σας πρόγραμμα για έκτακτες εργασίες και δραστηριότητες.

·         Εξετάστε προσεκτικά τις εργασίες σας και δώστε προτεραιότητα στις επείγουσες.

·         Καθαρίζετε συχνά το γραφείο σας από άχρηστα έγγραφα και οργανώστε τα αρχεία σας.

·         Αναθέστε εργασίες σε συναδέλφους ή υφισταμένους με χρονικό περιορισμό προβλέποντας ενδεχόμενο χρόνο καθυστέρησης και χρόνο ελέγχου των εργασιών.

·         Απαντάτε αμέσως στην αλληλογραφία και ταξινομείστε τις εργασίες που προκύπτουν από αυτήν.

·         Μην αποφεύγετε να διεκπεραιώσετε εργασίες ρουτίνας που σας προκαλούν ανία.

·         Μην απαντάτε το τηλέφωνο κάποιες ώρες την ημέρα, τις οποίες «κρατάτε» για εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση!

·         Προγραμματίστε ελεύθερο χρόνο μέσα στην ημέρα για την ανασυγκρότηση των δυνάμεών σας.